在家工作搭配雲端打卡!一招搞定WFH差勤認定懶人包

台灣近日新冠肺炎(COVID-19)本土病例來勢洶洶,全國進入三級警戒,不少企業為防疫,啟動「居家辦公」(work from home,以下簡稱WFH),但在家工作可不只是「無法和同事面對面」這麼簡單!

從員工自律到到出勤紀錄,企業與職工都應該做好準備,否則輕則工作效率不彰,企業喪失競爭力,重則可能直接違法!

只要符合這些條件 都可以在家辦公

員工是否WFH,法律上沒有特別的規定,就算沒有疫情,只要符合下列3個條件,也能WFH:

1、工作性質配合:這是先決條件,即工作不需要在特定地點,即可單人完成。

例如維護公司伺服器硬體的IT人員,因為不可能把伺服器搬回家,就無法WFH。或又如廚師、保全員等,都無法離開工作地點WFH。或又如需要工廠大型設備、或生產線合作才能完成的工作,也無法WFH。

2、軟硬體配合:員工自備電腦、手機等硬體設備,搭配各類遠距會議、差勤管理軟體,雖然在IT發達的台灣,WFH的硬體設備大都不是問題,但軟體的配置卻常有漏洞!

例如很多公司缺乏VPN(Virtual private network)致使員工無法連上公司內部網路,或差勤軟體功能不足,無法遠端打卡,紀錄工作內容等狀況。

3、公司組織架構與文化配合:這屬於個案因素,如果公司組織分明,員工不需主管事事督導,也能自律並有效率的完成工作,WFH自然不成問題。

相對的如果公司內部分工不明,組織架構混亂,需要員工面對面溝通才能釐清,或是員工習於在長官監督下才認真工作,一但沒人監督就怠惰散漫…等情況,除非防疫等強迫因素,否則都不適宜WFH。

「不在辦公室,也能辦公事」 但效率是問題

因為科技進步,加上有些工作的型態偏向外勤(如業務),所以除了 WFH,不須進入特定辦公室的「遠距辦公」、「異地辦公」,在 2019 年疫情襲捲世界前,就已經大行其道。不過如以防疫為前提,前述遠距與異地辦公,在疫情期間應該也併入了 WFH。

WFH 的優點除了防疫,還能夠節省通勤工作時間。但是很多人在家工作容易陷入工作沒效率的拖延循環中,原因是沒有主管的督導,以及避開了同事的眼光,家中又有床與冰箱等誘惑,甚至小孩與家人也在家防疫,有形無形的干擾…等等。

前述干擾都會讓員工工作效率大為降低,所以現在雖然科技發達,但無疫情時,在辦公室工作仍是常態。

故如何讓公司掌握「不得不」WFH 員工的工作狀況,就成為許多公司的難題,本文先介紹相關法律規定,再提供實際的解決方案。

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▲針對企業實施在家工作/遠距辦公等措施,勞動部提醒相關權益不可少喔!圖片來源:翻攝自勞動部臉書粉專。

關於 WFH 員工差勤紀錄的法令

根據勞基法第 30 條第五項的規定:「雇主應置備勞工出勤紀錄,並保存五年」。但許多企業根本沒有員工線上刷卡系統,只要員工一WFH,馬上面臨無出勤紀錄的違法問題。

除此之外,由於WFH可能讓企業無法掌握員工的「工作品質」問題,勞動部於105年發布「勞工在事業場所外工作時間指導原則」,對「電傳勞動工作者」的工作型態,有如下規定:

  1. 本指導原則所稱之電傳勞動,指勞工於雇主指揮監督下,於事業場所外,藉由電腦資訊科技或電子通信設備履行勞動契約之型態。(白話文:藉由電子設備,主管才能監督員工的工作型態)
  2. 電傳勞動工作者工作時間之分配,應由勞雇雙方約定並依約履行。又電傳勞動工作者自主性高,較易自由調配工作時間及休息時間,有關實際出勤情形及確切休息時間,應由勞工自我記載(如工作日誌等),並透過電子設備(如線上登錄系統等)記錄後電傳雇主記載。(白話文:在家或遠距工作不是放牛吃草啊,要寫工作日誌還要傳給主管!)
  3. 因電傳勞動工作者工作場所多半非在雇主之事業場所,雇主對於勞工之延長工作時間難以管控或為反對之意思表示,有關延長工作時間,應採事前申請或約定等方式為之。(白話文:WFH想加班要先申請或談好。)

換言之,WFH 除了防疫,在工作效率上要能實現公司與員工雙贏,一套符合法令規定,能夠快速部署,企業 IT 人員以及員工都能快速上手的 E 化雲端人資管理系統,已是企業營運必要建置的基礎設施。

不但因應疫情,還能強化企業體質的「1HR」

企業的人資系統其實相當重要,除了差勤的法規遵循需求外,如能透過E化平台整合 HR 人員在選、育、用、留各階段的管理流程,讓 HR 人員隨時掌握人力資源動態,協助組織進行更完善的人才管理與決策,必能大幅強化企業競爭力!

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▲1HR系統的差勤管理模組已開發APP供員工使用,對企業主管與HR人員來說,各功能齊全便利。

1HR 具有雲端系統架構,不但企業無建置與維護成本,使用者也無時空限制。此外企業可依照自身需求彈性,選購各種功能模組,擴充性極佳。

因應不同企業與組織型態,1HR 也有許多不同模組、組織、部門或角色可彈性設定權限!操作介面更是直覺與人性化,針對各家企業內部流程,輕鬆彈性調整!

以 WFH 為例,1HR 除了能能彈性設定個人差勤及給假規則;支援多樣班別規則與線上簽核管理;簡單快速排班,彈性滿足多種產業的排班需求……

更重要的是 1HR「支援 APP 等各種打卡方式」,除了傳統打卡鐘匯入、系統線上打卡外,先進的 GPS、Wi-Fi 等各種打卡方式皆可支援!可限定地址、限定 IP 打卡,針對外務人員公出打卡,還可進行事後審核機制!

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